• 5 consejos para garantizar la confidencialidad de los documentos en tu pyme

    Posted on 12 mayo, 2016 by vero in gestion documental, informatica.

    documnetos

    En la nueva era tecnológica que vivimos todo se encuentra conectado. Somos cada día más dependientes de los dispositivos y herramientas de última generación y, aunque esto es en esencia positivo y potencia la eficiencia de nuestros procesos de trabajo, esconde también un mal latente.
    Y es que estar más conectados también implica estar más expuestos a robos de información y ciberataques. La información de las empresas se almacena y gestiona cada vez más en la nube y ello puede suponer un problema si no se tienen en cuenta unos criterios mínimos de seguridad. Por eso, es importante tomar ciertas medidas de protección para prevenir fugas de datos. Te ofrecemos cinco consejos para que los datos de tu pyme no acaben en malas manos:
    -    Identifica los documentos confidenciales. No toda la información es igual de importante e identificar lo fundamental es el primer paso. Cuanto más específica sea la acotación, más sencillo será localizar y proteger los archivos.

    -    Digitaliza los archivos. Esto permite que todos los documentos se encuentren en la nube, protegidos en un único lugar. Además, abandonar los sistemas analógicos y dar el salto a la oficina inteligente es fundamental para mantener un mayor control documental y, en caso de que el documento físico se pierda, mantener una copia digital del documento.

    -    Limita el acceso. Una vez identificados los datos sensibles, es importante restringir el acceso a los mismos. Para ello, existen algunas herramientas que permiten controlar qué empleados pueden trabajar con determinados documentos e impedir que visitantes o clientes puedan verlos.

    -    Utiliza acuerdos de confidencialidad para protegerte legalmente. Es una forma muy eficaz a la hora de compartir información transcendental con terceras personas.

    -    Conciencia a todos los colaboradores (proveedores, clientes, etc.) de la importancia de mantener los documentos seguros y a buen recaudo. Recuerda que no eres el único que manejará estos archivos, así que toda persona con acceso autorizado debe comprender la importancia de ser cauto.
    Existen soluciones documentales que proporcionan todas estas herramientas en un único sistema. Puedes transformar tu oficina jurásica en un centro de trabajo del siglo XXI, y ayudar a garantizar la confidencialidad de los documentos de tu pyme.

    Fuente: http://www.smartoffice.es/

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