Gestión Documental

A estas alturas conviene tener claro qué son los documentos en la vida de tu empresa. En primer lugar son un bien, un activo vital en tu compañía porque dan soporte a la gestión, organización y análisis en todos y cada uno de los procesos que se acometen. Sirven, además, de auditoría a efectos de rendición de cuentas. Pero también son una herramienta imprescindible en el uso de conflictos, litigios y apoyo ineludible legal. Además de instrumentos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones reglamentarias.

Por todo ello, tanto su gestión como su tratamiento deben constituir una parte imprescindible de tu actividad diaria en tu empresa, ya que sin ellos irremediablemente la toma de decisiones se convertirá en un proceso insalvable. En Sofical queremos mostraros las posibilidades que ofrece la Gestión Documental en el tratamiento y procesado de los documentos que manejamos.

La  Gestión  Documental   permite  manipular fácilmente la información que se precisa para el desarrollo de su actividad, y cada vez son más  las organizaciones que ven en la optimización de sus documentos un valor seguro para mejorar en eficiencia y aumentar la productividad.

Ventajas

• Eficiencia 
• Más espacio 
• Menos estrés
• Ahorro de costes 
• Mejora de la productividad 
• Simplificación de las tareas 
• Optimización del flujo entre departamentos 
• Mayor confidencialidad de los datos 
• Más seguridad de la información 
• Evita pérdidas y duplicidades

Trabajar con Word o Excel, enviar y recibir facturas electrónicas, definir procesos de aprobación y pago de las mismas, comprobar albaranes y pedidos, gestionar nóminas o vacaciones, comprobar y descargar notificaciones electrónicas de la Administración, archivo digital certificado…. Y mucho más….

docQ Suite Documental

Primera Suite Documental del Mercado No es solo un Gestor Documental. docQ es una Suite Documental. Compuesta por una serie de herramientas a disposición de los diferentes perfiles de usuarios capaz de gestionar desde una sola pantalla TODA la información y la documentación, física o electrónica, de su empresa. Trabajar con Word o Excel, enviar y recibir facturas electrónicas, definir procesos de aprobación y pago de las mismas, comprobar albaranes y pedidos, gestionar nóminas o vacaciones, comprobar y descargar notificaciones electrónicas de la Administración, archivo digital certificado…. Y mucho más…. Se trata de la solución más completa existente en el mercado a la hora de gestionar de forma eficaz los documentos de una empresa. Su flexibilidad y modularidad hacen de esta herramienta una pieza única en el manejo de información en base a una sola interfaz totalmente integrada con MS Office para visualizar y editar toda la documentación.

Una única Interfaz de trabajo

En una sola pantalla, con un entorno conocido como Windows, se puede crear, editar, modificar y compartir todo tipo de documentos (textos, imágenes, PDF, correo electrónico, faxes, hojas de cálculo…). Estructura de carpetas dinámica a la medida de cada usuario. En función del Departamento o Unidad de Negocio o en función del usuario concreto, se puede personalizar la forma de visualizar la información. Varias personas pueden estar viendo la misma información a la vez pero con estructuras de carpetas distintas.

Sistema Multi-empresa y Multi-idioma

Podrá gestionar la documentación de varias empresas con una sola aplicación, permitiendo definir diferentes administradores para cada una de las Empresas, así como las funciones que cada uno de ellos puede realizar. docQ Suite Documental dispone de ficheros de configuración de idiomas que le permite seleccionar uno de los idiomas disponibles (actualmente Inglés y Español) y que podrá ir ampliando desde las actualizaciones de la aplicación.

Nivel de Seguridad avanzado

docQ Suite Documental dispone de unos de los sistemas de Seguridad más avanzados del mercado que incluye la Integración con Directorio Activo, Roles y filtros de acceso avanzados y personalizables, Copias de Seguridad (Backup) y Auditoría completa de las acciones de los usuarios, (trazabilidad), entre otras prestaciones…

Integrado con Microsoft Office

Nuestra Suite de gestión documental integra Microsoft Office. Gracias a esto permite visualizar, modificar e incluso crear nuevas versiones de documentos sin necesidad de salir en ningún momento de docQ. Todas las funcionalidades están integradas en la barra de herramientas de docQ Suite Documental para que sea fácil, cómodo y rápido trabajar sin abrir y cerrar aplicaciones o cambiar de pantalla. De éste modo no se pierde ni un sólo segundo y se optimiza el tiempo de trabajo en la organización. Pre-visualizar documentos ubicados en Windows, tanto en el PC como en la red, añadiendo documentos a la Gestión Documental de la Organización con sólo arrastrar y soltar.

Gestión de versiones

En todas las organizaciones se trabaja de forma colaborativa. Con esta herramienta podrá crear, modificar y recuperar versiones de cada documento identificando al autor y guardando el evolutivo del documento directamente desde la interfaz de docQ Suite Documental. Gracias al sistema único de visualización, podrá navegar por todo su entorno Windows sin necesidad de abandonar la aplicación en ningún momento. Podrá además previsualizar los ficheros más utilizados en su día a día y anexar la documentación deseada de forma sencilla gracias a nuestra función “Drag & Drop”. Además, cada usuario podrá configurar el modo de visualizar la documentación en cada momento, de modo que siempre podrán trabajar de la forma que le resulte más sencilla y cómoda.

Totalmente Integrado con Aplicaciones de terceros

Los programadores que deseen integrar docQ Suite Documental podrán hacerlo a través de herramientas propias (API’s) para su desarrollo. La tecnología que utilizamos para la creación de las APIs es .NET. docQ Suite Documental posibilita la total integración con los equipos multifunción de las principales marcas y con los principales ERPs, ECMs, y OCRs, Sistemas de Impresión de Dato Variable, etc; a través de webservices.